Jak stworzyć wartościowy brief

Wprowadzenie do briefów

Tworzenie wartościowego briefu jest kluczowym elementem planowania i realizacji projektów w każdej branży. Brief stanowi fundament dla zespołów projektowych, umożliwiając im zrozumienie celów, oczekiwań, zakresu prac oraz specyfikacji projektu. Dzięki dobrze przygotowanemu briefowi, praca nad projektem może być bardziej skoncentrowana, efektywna i zgodna z oczekiwaniami klienta lub inicjatora projektu. Poniżej przedstawiam kroki, które pomogą Ci stworzyć wartościowy brief.

Brief to fundament każdego projektu, niezależnie od branży czy skali przedsięwzięcia. Stanowi on kompas dla zespołów projektowych, klientów i wszystkich zaangażowanych stron, wskazując kierunek prac i ułatwiając komunikację. Jednak czym właściwie on jest i z czego się składa?

Definicja briefu       

Brief to dokument zawierający wszystkie niezbędne  informacje na temat podejmowanego działania. Jest to narzędzie mające na celu pomóc zrozumieć cele, oczekiwania i parametry projektu i jednocześnie dostarczyć wskazówek dotyczących kreatywności, przekazu i obranej strategii.

Znaczenie briefu w projektach

Brief jest kluczowym elementem w projektach, który pozwala w początkowym etapie zdefiniować najważniejsze kwestie dotyczące wizji, zakresu oraz wytycznych dotyczących danej inicjatywy.

Z perspektywy efektywności działań brief stanowi istotny element służący jako punkt odniesienia podczas komunikacji między zaangażowanymi stronami projektu. Ułatwia on skuteczną komunikację, zmniejsza ryzyko nieporozumień i przyczynia się do płynnego przebiegu projektu.

 

Kluczowe elementy skutecznego briefu

Aby brief spełniał swoje pierwotne cele oraz pomógł zapewnić jasność, zrozumienie i skuteczność w realizacji projektu powinien składać się z następujących elementów:

 

Cel projektu

Jasno określony cel to podstawa każdego briefu. Powinien on odpowiadać na pytanie, dlaczego projekt jest realizowany i jakie problemy ma rozwiązać. Kluczowe jest, aby cele były mierzalne, realistyczne i możliwe do osiągnięcia w ustalonym czasie.

 

Grupa docelowa

Zrozumienie, dla kogo jest projekt, jest równie ważne, co definiowanie jego celów. Analiza grupy docelowej pomaga w dostosowaniu komunikacji i funkcjonalności produktu do potrzeb i oczekiwań użytkowników.

 

Zakres projektu

Określenie zakresu prac jest niezbędne do zaplanowania zasobów i harmonogramu. Wymaga to jasnego zdefiniowania, co będzie częścią projektu, a co zostanie z niego wykluczone.

 

Budżet i harmonogram

Realistyczne planowanie budżetu i czasu realizacji projektu to klucz do uniknięcia nieprzewidzianych opóźnień i dodatkowych kosztów. Jest to szczególnie ważne w projektach, gdzie zasoby są ograniczone.

 

Proces tworzenia briefu

Do stworzenia kompletnego briefu wymagane jest przejście przez kilka kluczowych etapów, do których należy:

 

Zbieranie informacji

Pierwszym krokiem w tworzeniu briefu jest zebranie wszystkich niezbędnych informacji. Może to obejmować spotkania z klientem, analizę rynku czy badania grupy docelowej.

 

Struktura briefu

Dobrze zorganizowany brief ułatwia przekazanie kluczowych informacji wszystkim zainteresowanym stronom. Powinien zawierać sekcje takie jak cel projektu, grupa docelowa, zakres prac, budżet, harmonogram i wszelkie inne istotne dane.

 

Weryfikacja i akceptacja briefu

Przed rozpoczęciem pracy nad projektem, brief powinien być zweryfikowany i zaakceptowany przez wszystkie strony. Zapewni to, zrozumienie przez wszystkich jasno określonych celów i zakresu projektu oraz pozwoli uniknąć zbędnych komplikacji.

 

Jak stworzyć wartościowy brief

Do stworzenia wartościowego briefu niezbęnde jest skupienie się na jasności i zwięzłości przekazu. Warto upewnić się, że wszystkie strony mają możliwość wypowiedzenia się na temat briefu. Dodatkowo, unikanie żargonu branżowego, który może być niezrozumiały dla niektórych odbiorców, również może zapunktować.

Brief marketingowy to nie tylko dokument, ale również przewodnik, który kształtuje wszystkie działania marketingowe przedsiębiorstwa. Prawidłowo skonstruowany brief ułatwia zrozumienie celów biznesowych, odbiorców, kluczowych wiadomości oraz mediów wykorzystywanych do komunikacji. Określa także KPI (kluczowe wskaźniki efektywności), które są używane do oceny skuteczności tych działań.

Praktyczne wskazówki

Tworzenie wartościowego briefu wymaga uwzględnienia wielu czynników. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić skutecznie:

1. Rozpocznij od rozmowy z klientem – bezpośredni kontakt pozwoli na lepsze zrozumienie celów, potrzeb i oczekiwań przedsięwzięcia.
2. Zdefinij cele SMART – zdefiniowanie celów projektu w sposób mierzalny, osiągalny, istotony i określony w czasie pomoże wyłonić priorytety i zapewnić mierzalne rezultaty.
3. Bądź konkretny i zwięzły – skupienie się na kluczowych informacjach dotyczących przedsięwzięcia bez nadmiernego komplikowania i rozciągania zwiększy efektywność briefu.
4. Bądź elastyczy – uwzględnienie faktu, iż brief to dokument dynamiczny, które może ulegać zmianom w miarę postępów projektu zwiększy otwartość na feedback i gotowość dostosowania go w razie potrzeby.
5. Zadbaj o klarowność komunikacji – dostoswanie języka i terminologii do zaangażowanych w projekt interesariuszy pozwoli uniknąć niezrozumienia

 

Narzędzia wspomagające tworzenie briefów

 

Dostępne są różne narzędzia i oprogramowania, które mogą ułatwić proces tworzenia i zarządzania briefami. Korzystanie z nich może znacznie przyspieszyć prace i poprawić komunikację w zespole. Do głównych narzędzi wspomoagających należą:

• Microsoft Word bądź jego internetowy odpowiednik Google Docs – ten popularny program do edycji tekstu jest często wykorzystywany do tworzenia briefów ze względu na swoją prostotę i dostępność. Dokument pozwala na współpracę w czasie rzeczywistym, co znacznie ułatwia pracę nad briefem w zespołach.
• Asana/Trello/Jira/Monday – to aplikacje wspomagające zarządzanie projektami, w których możliwe jest także tworzenie briefów. Platformy te umożliwiają tworzenie harmonogramów, zadań, przypisywanie członków zespołu, a także monitorowanie i śledzenie postępów.
• Slack – narzędzie do komunikacji zespołowej, umożliwiające szybką wymianę wiadomości, plików oraz integrację z innymi narzędziami. Przy tworzeniu briefów może być wykorzystane do efektywnej i sprawnej komunikacji na temat danego projektu.
• Lucidchart – to narzędzie wykorzystywane do tworzenia diagramów i schematów, dzięki którym łatwiejsza jest wizualizacja struktury birefu, przedstawiająca m. in. mapy myśli, plany projektu bądź inne dokumenty.
• Canva – to platforma przeznaczona do projektowania graficznego. Zawiera imponującą liczbę szablonów do tworzenia prezentacji, plakatów, infografik i innych materiałów wizualnych. Przy tworzeniu briefów może być pomocna do opracowania ich graficznych wersji lub prezentacji projektów.

 

Autor: Tomasz Karwowski